12 Dicas para uma boa intervenção por videoconferência

A situação de pandemia levou-nos a manter o contacto com o mundo através de videoconferências, contando para isso com plataformas de comunicação como o agora tão popular Zoom, o Teams, o Skype e até o WhatsApp.

Há quem já esteja familiarizado com estes formatos; no entanto, a grande maioria está a usá-los pela primeira vez ou com mais frequência, o que coloca não apenas desafios técnicos, mas também de forma, de conteúdo e de organização.

Se é uma daquelas pessoas que está a entrar agora neste novo mundo virtual, não hesite em pedir apoio seja à sua agência de comunicação, seja a alguém que já tenha mais experiência em lidar com videoconferências; pode ainda procurar um tutorial na web. Conhecer o funcionamento da plataforma que vai utilizar é também fundamental.

Partilho aqui 12 recomendações para fazer uma boa videoconferência, não apenas útil e produtiva, mas também agradável e eficaz.

1. Tenha em conta que o seu rosto estará permanentemente no ecrã. Embora o confinamento nos leve a preferir roupas confortáveis, isso não pode ser sinónimo de desleixo. Não descure a sua imagem: apareça bem arranjado, bem penteado, como se estivesse no seu escritório. Use roupas que não façam contraste com o ambiente em redor; não use adereços muito vistosos que possam provocar distracção; não use nada que possa tilintar ou fazer ruído no microfone.

2. Verifique a ligação à Internet, decisiva para a qualidade da transmissão, principalmente do vídeo. Certifique-se que o microfone e a câmara estão ligados e que funcionam correctamente no local que escolheu, para garantir que todos o vêem e ouvem bem, sem cortes nem interferências. Limpe a lente da câmara para que a imagem seja nítida. Preferencialmente, mantenha o dispositivo ligado à corrente, para não correr o risco de ficar sem bateria a meio da intervenção.  

3. Ponha o microfone no silêncio quando não estiver a falar, de forma a evitar falhas no sinal de áudio e ruídos indesejáveis (bem como comentários ou interjeições inoportunas). 

4. Elimine os potenciais ruídos: as notificações de mensagens, toques e aplicações em execução na área de trabalho podem ser perturbadoras. Não tenha nenhum outro programa aberto para manter a estabilidade da ligação à Internet. Se o telemóvel não for o equipamento de utilização e suporte para a videoconferência, desligue-o, porque pode provocar interferências no processo de transmissão da videoconferência.

5. Escolha um local agradável, com um entorno neutro. Posicione-se num enquadramento “limpo”, ou seja, sem poluição visual – nada que possa desviar a atenção de quem assiste, como uma mesa desarrumada ou decorações exageradas; deve ser uma área tranquila, com ruído e movimento mínimos, onde ninguém o interrompa. Não descure a iluminação, que não deverá ser demasiado forte, mas suficiente para deixar ver bem o seu rosto. Enquadre-se no centro da imagem.

6. Certifique-se de que a sua webcam está posicionada ao nível dos seus olhos, numa linha recta, para que estabeleça uma ligação frontal, cara a cara. Se for preciso, coloque livros por baixo para regular a altura. Não se “debruce” sobre o computador. Deve evitar movimentar-se, pois irá “sair” da imagem. 

7. Use a sua voz de forma eficaz: evite ser monocórdico, criando alternância no tom de voz; articule correctamente as palavras e dê enfase àquelas que devem ser realçadas. Mantenha sempre a mesma distância do microfone para evitar variações bruscas de volume – por esta razão é importante que se posicione confortavelmente. 

8. Defina previamente uma agenda, os pontos-chave que quer desenvolver, tornando a sua intervenção mais ágil e eficaz.

9. Prepare a sua intervenção cuidadosamente estude os temas e organize os seus argumentos, de forma a respeitar os timings e a não deixar nada por dizer. Organize bem o pensamento e conclua cada raciocínio. Evite os tecnicismos e os estrangeirismos, palavras demasiado elaboradas, bem como muitos números e dados estatísticos (generalize) – a sua audiência poderá ser muito heterogénea.

8. Tão importante como o conteúdo que vai transmitir é a forma como o vai fazer. O bom uso da linguagem corporal criará um maior impacto na sua intervenção. Não descure a sua postura, que deve ser direita e firme, nunca curvado para a frente, transmitindo uma imagem de credibilidade. Aproveite as mãos para sublinhar o que diz, transmitindo uma imagem de credibilidade, com gestos que se adequem ao que afirma, sem excessos, para não retirar atenção. Tenha atenção para nunca tapar o rosto com as mãos frente à câmara. 

10. Olhe sempre para a câmara quando está a falar. O contacto visual directo com a câmara é como se estivesse a olhar directamente para cada um dos assistentes, captando mais facilmente a sua atenção. Olhe de frente para o meio da câmara, nunca desviando o olhar: assuma que a lente da câmara representa os olhos do seu interlocutor, pelo que falar “olhos nos olhos” é essencial para passar uma imagem de confiança e para que as pessoas se concentrem no que está a dizer. Quando estiver a ouvir, olhe para o centro do ecrã.

12. Dito tudo isto, termino com uma dica fundamental: treine. Treine muito antes para se sentir absolutamente familiarizado com a situação.